Angebotsdatei für Apotheken: Upload als Hersteller vorbereiten

Mit den tatsächlichen Importvorgaben arbeiten

In apoprüfung stellen Arzneimittelhersteller Artikelangebote mit PZN und Preisen per CSV bereit. Verwenden Sie für die Erstellung die für Ihren Import vorgesehenen Vorgaben. Stimmen Sie offene Fragen zum Dateiformat vor dem Upload ab. Eine selbst entworfene Spaltenstruktur sollte nicht ohne Abgleich als passende Importdatei behandelt werden.

Diese Vorbereitung beschreibt die inhaltliche Durchsicht Ihrer Daten. Die konkreten Spaltennamen und zulässigen Formate richten sich nach dem vorgesehenen Import. Einen Überblick finden Sie im Beitrag zur Angebotsdatei mit PZN und Preisen.

Artikel und Preisangaben gemeinsam kontrollieren

Prüfen Sie, ob jede Zeile den beabsichtigten Artikel bezeichnet und ob die zugehörige Preisangabe aus dem freigegebenen Datenstand stammt. Achten Sie darauf, dass beim Export oder beim Öffnen in einer Tabellenkalkulation keine Artikelkennungen umformatiert werden. Vergleichen Sie die exportierte Datei mit Ihrer ursprünglichen Datenquelle, bevor Sie sie bereitstellen.

• Sind nur die zur Veröffentlichung vorgesehenen Artikel enthalten?
• Bleiben die Artikelkennungen beim Export unverändert?
• Sind Preisangaben vollständig und dem richtigen Artikel zugeordnet?
• Gibt es doppelte Zeilen, deren Bedeutung vorab geklärt werden muss?
• Entspricht die Datei dem intern freigegebenen Stand?

Eine zuständige Person und einen freigegebenen Stand festlegen

Vereinbaren Sie, wer die Datei erstellt, wer den Inhalt kontrolliert und wer die Bereitstellung übernimmt. Diese Aufgaben können je nach Team von derselben oder von verschiedenen Personen übernommen werden. Entscheidend ist, dass ein eindeutig benannter Stand verwendet wird.

Bewahren Sie die verwendete Quelldatei und den zugehörigen Freigabestand in Ihrer bestehenden Arbeitsablage auf. So lässt sich eine spätere Rückfrage zur Artikelzuordnung gezielt beantworten. Diese Empfehlung setzt keine Versionsverwaltung innerhalb von apoprüfung voraus.

Angebotsdaten und Bestellweg getrennt prüfen

Die CSV-Datei stellt die Angebotsdaten bereit. Für Bestellungen sind zusätzlich die bestätigte Verbindung zur Apotheke und Ihre MSV3-Anbindung relevant. Eine fertig vorbereitete Datei bestätigt deshalb noch nicht, dass alle Voraussetzungen für den Bestellweg erfüllt sind. Lesen Sie dazu die Hinweise zu MSV3-Bestellungen für Arzneimittelhersteller.

Änderungen an Angeboten gezielt abstimmen

Klären Sie bei einer Aktualisierung, welcher Datenstand künftig gelten soll und wie die Bereitstellung erfolgt. Bei individuellen Vereinbarungen besprechen Sie zusätzlich, welche Vorgaben für die Umsetzung relevant sind. Unsere Informationen zu individuellen Konditionsmodellen erläutern die Vorbereitung dieses Austauschs.

Für allgemeine Fragen genügt zunächst eine Beschreibung Ihres Anliegens. Konkrete Angebotsdateien und vertrauliche Konditionsunterlagen übermitteln Sie über den dafür abgestimmten Weg.

Den Export prüfen, nicht nur die geöffnete Tabelle

Zwischen der internen Datenquelle und der fertigen CSV-Datei können unbeabsichtigte Änderungen entstehen. Eine Tabellenkalkulation kann Artikelkennungen oder Zahlen anders darstellen als die Quelle. Prüfen Sie deshalb die tatsächlich für den Upload vorgesehene Datei anhand der vereinbarten Importvorgaben, nicht nur die zuvor geöffnete Arbeitsmappe.

Wählen Sie Einträge mit unterschiedlichen Eigenschaften aus: einen neuen Artikel, eine geänderte Preisangabe und eine Kennung, deren Darstellung besonders sorgfältig zu kontrollieren ist. Vergleichen Sie den exportierten Wert jeweils mit dem freigegebenen Ursprung. Eine gelungene Stichprobe ersetzt dabei nicht die Prüfung der übrigen Datei.

Bei einer Rückfrage den Fehler eingrenzen

Halten Sie fest, ob die Abweichung bereits in der Quelle, erst im Export oder erst bei der Angebotsdarstellung sichtbar wird. Diese Unterscheidung hilft der zuständigen Person, an der richtigen Stelle anzusetzen. Speichern Sie einen beanstandeten Dateistand nicht unbemerkt mit weiteren Korrekturen über. Die eigene Ablage sollte nachvollziehbar machen, welche Fassung besprochen wird. Zum anschließenden Bestellweg führt MSV3-Bestellungen für Arzneimittelhersteller.

Häufige Fragen: Angebotsdatei für Apotheken: Upload als Hersteller vorbereiten

Wie prüft man eine CSV-Angebotsdatei vor dem Upload?

Kontrollieren Sie, ob jede Zeile den beabsichtigten Artikel bezeichnet und die Preisangabe aus dem freigegebenen Datenstand stammt. Prüfen Sie, ob nur zur Veröffentlichung vorgesehene Artikel enthalten sind, ob es doppelte Zeilen gibt und ob die Datei dem intern freigegebenen Stand entspricht. Vergleichen Sie die exportierte Datei mit der ursprünglichen Datenquelle und den vereinbarten Importvorgaben.

Warum können Artikelkennungen beim Export in Excel verändert werden?

Eine Tabellenkalkulation kann Artikelkennungen oder Zahlen beim Öffnen oder Speichern anders darstellen als die Quelle, etwa durch automatische Umformatierung. Dadurch entstehen unbeabsichtigte Änderungen zwischen interner Datenquelle und fertiger CSV-Datei. Prüfen Sie deshalb die tatsächlich für den Upload vorgesehene Datei, nicht nur die zuvor geöffnete Arbeitsmappe.

Wie sollte eine Stichprobe der exportierten Angebotsdatei aussehen?

Wählen Sie Einträge mit unterschiedlichen Eigenschaften: einen neuen Artikel, eine geänderte Preisangabe und eine Kennung, deren Darstellung besonders sorgfältig zu kontrollieren ist. Vergleichen Sie den exportierten Wert jeweils mit dem freigegebenen Ursprung. Eine gelungene Stichprobe ersetzt allerdings nicht die Prüfung der übrigen Datei.

Wer sollte beim Hersteller für die Angebotsdatei zuständig sein?

Legen Sie fest, wer die Datei erstellt, wer den Inhalt kontrolliert und wer die Bereitstellung übernimmt. Je nach Team kann das dieselbe Person oder es können verschiedene Personen sein. Wichtig ist ein eindeutig benannter, freigegebener Stand. Bewahren Sie Quelldatei und Freigabestand in Ihrer bestehenden Ablage auf, damit spätere Rückfragen gezielt beantwortet werden können.

Ist mit einer fertigen Angebotsdatei der Bestellweg schon eingerichtet?

Nein. Die CSV-Datei stellt nur die Angebotsdaten bereit. Für Bestellungen sind zusätzlich die bestätigte Verbindung zur Apotheke und Ihre MSV3-Anbindung erforderlich. Prüfen Sie Angebotsdaten und Bestellweg deshalb getrennt. Eine sorgfältig geprüfte Datei ist die Grundlage für das Angebot, klärt aber keine offenen Fragen zur Anbindung. Hinweise zum Bestellweg finden Sie im Beitrag zu MSV3-Bestellungen für Arzneimittelhersteller.

Wo liegt der Fehler, wenn ein Angebot anders erscheint als geplant?

Grenzen Sie ein, ob die Abweichung bereits in der Quelle, erst im Export oder erst in der Angebotsdarstellung sichtbar wird. Diese Unterscheidung hilft der zuständigen Person, an der richtigen Stelle anzusetzen. Überschreiben Sie einen beanstandeten Dateistand nicht unbemerkt mit weiteren Korrekturen, damit nachvollziehbar bleibt, welche Fassung besprochen wird.